התיעוד והרישום החשבונאיים מהווים בסיס להכנת הדו”חות הכספיים, אליהם נתייחס בהמשך.
הפעילות העיקרית שמלווה את הכנת הדו”חות הכספיים מתמקדת בהקבצה (מיון לקבוצות) של נתונים בודדים בעלי מאפיינים דומים (“קבוצה ראשונית”). בהמשך, מקבצים את הקבוצות הראשוניות שיש ביניהן קווי דמיון לקבוצות גדולות יותר (“קבוצות שניות”). אם ישנה הצדקה מבחינת קרבת הקבוצות השניות, ממשיכים בשרשרת ההקבצה לקבוצות שלישיות ורביעיות.
הנתונים הבודדים הם, למעשה, היתרות בכרטיסי הנהלת החשבונות.
בהמשך נשתמש במילה “ריכוז” לתיאור פעולת ה”הקבצה”.
א. ריכוז נתונים בודדים לקבוצות ראשוניות
דוגמאות:
- ריכוז “לקוחות”
כזכור, לכל לקוח פותחים כרטיס הנקרא על שמו. מרכזים את היתרה, המופיעה בכל אחד מכרטיסי הלקוחות האלה לכרטיס חדש שנקרא “לקוחות“. בכרטיס זה תירשם שורה אחת ובה סה”כ היתרה של כל הלקוחות, נכון ליום הכנת הדו”חות הכספיים. - ריכוז “ספקים”
כזכור, לכל סַפָּק פותחים כרטיס הנקרא על שמו. מרכזים את היתרה המופיעה בכל אחד מכרטיסי הספקים האלה לכרטיס חדש שנקרא “ספקים“. - ריכוז “קניות חומרי גלם”
מרכזים את יתרת הקניות של כל אחד מחומרי הגלם לכרטיס חדש שנקרא “קניית חומרי גלם” או בקיצור “חומרי גלם”. במפעל רהיטים, למשל, לכרטיס “חומרי גלם” יועברו היתרות של הכרטיסים הבאים: (קניית) עצים, (קניית) דבקים, (קניית) מסמרים, וכדומה. - ריכוז “הוצאות ייצור אחרות”
לכרטיס זה יועברו היתרות של כל כרטיסי הוצאות ייצור אחרות, כגון: הוצאות חשמל, הוצאות מים, תיקוני מכוניות, הוצאות ניקיון, הוצאות ליסינג מכונה, וכדומה. - ריכוז “מכירות”
מרכזים את יתרת המכירות מכרטיסי המכירות של כל אחד מהמוצרים לכרטיס חדש שנקרא “מכירות”. לדוגמה, אם החברה מוכרת שלושה סוגי מוצרים: כסאות, שולחנות וארונות, ולכל אחד מהם כרטיס נפרד, יועברו היתרות המופיעות בכל אחד משלושת הכרטיסים האלה לכרטיס “מכירות”.
ב. ריכוז ל”קבוצות שניות”
דוגמא:
ריכוז עלות המכר
כרטיס עלות המכר מרכז ארבע קבוצות כרטיסים ראשוניות שהן:
- חומרי גלם (ראה פירוט לעיל, בדוגמא 3 לקבוצות ריכוז ראשוניות).
- שכר עבודה (של פועלי הייצור).
- פחת (של מכונות, ציוד ומבנים).
- הוצאות ייצור אחרות (ראה פירוט לעיל, בדוגמא 4 לקבוצות ריכוז ראשוניות).
סכום היתרה של כל אחת מהקבוצות הראשוניות מועבר לכרטיס “עלות המכר”.
סיכום פעולת הריכוז
פעולת הריכוז, אם כן, לוקחת הרבה סעיפים קטנים ומקבצת אותם בהדרגה לקבוצות גדולות יותר. אם למשל קנינו עצים, בשלב הראשון נרשום פעולה זו בכרטיס קניית עצים.
בשלב השני, נעביר את כל מה שהצטבר בכרטיס קניית עצים (יחד עם מה שהצטבר בכרטיסים דומים אחרים, (כמו למשל: כרטיס קניית מסמרים) , לקבוצת הריכוז הראשונה – קניית חומרי גלם. בשלב השלישי, נעביר את כל מה שהצטבר בכרטיס קניית חומרי גלם (יחד עם מה שהצטבר בכרטיסים מתאימים אחרים, כמו למשל: כרטיס שכר-עבודה)
לקבוצת הריכוז השניה – עלות המכר.
חשוב לציין כי למרות שפעולת הריכוז נראית ארוכה ומשעממת, כיום היא נעשית באופן אוטומטי במחשב (באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות מתאימה) ואינה דורשת מאמץ מיוחד מצד מנהל החשבונות.
