יומן – משמש כן השילוח לרישום בכרטיסים

לפני שנתוני עיסקה כלשהי נרשמים ב-2 הכרטיסים המלווים אותה, הם נרשמים תחילה בטבלת שורות שנקראת יומן.

כל שורה ביומן, מיועדת לרישום נתוניה של עיסקה כלשהי.

לאחר הרישום ביומן הנתונים מועברים אוטומטית ל-2 הכרטיסים המתאימים.

הרישום ביומן הוא בסדר כרונולוגי על פי מועד קבלת מסמכי העיסקה.

דוגמא:

להלן אירועים שהתרחשו בחודש מאי 2001 בחברת “כסאות ישראל “:

בתאריך 1.5 החברה קנתה 100 ק”ג עץ מהספק “עצי אפריקה” בסך כולל של 2,000 ₪. מספר החשבונית (שהתקבלה): 9270.
בתאריך 2.5 החברה קיבלה חשבונית מחברת החשמל על-סך 800 ₪, בגין צריכת חשמל בחודשים מרץ-אפריל 2004. מספר החשבונית: 23811.
בתאריך 5.5 החברה מכרה 20 כסאות ללקוח “קפה ומאפה” בסך כולל של 1,000 ₪. מספר החשבונית (שהונפקה): 122.
החברה מכרה כסאות לחברת קפה ומאפה, לכן קפה ומאפה הם בחשבון החובה (הם קיבלו).
חשבון חובה מציין שמי שחשבון חובה חייב משהו – ובדוגמה שלנו קפה ומאפה תהיה חייבת לשלם בגין הכסאות שניתנו לה.
קפה ומאפה קיבלה כסאות (חיוב).
היא אמורה בעתיד לתת תמורתם כסף (זיכוי).
בתאריך 9.5 החברה שילמה למשה כהן שכר עבודה בסך 2,000 ₪ באמצעות שיק שמספרו 123456.

רישום האירועים ביומן ייעשה כך:

כל שורה ביומן מועברת אוטומטית ל-2 הכרטיסיות המפורטות בטורים (3) ו-(4) לעיל, באופן המפורט להלן:

לצורך הפשטות אנו מניחים שבכל אחד מהכרטיסים בדוגמאות להלן, היתרה, לפני התוספת שלנו, עומדת על אפס.

מאמרים נוספים