לכל פעולה עסקית בפירמה מתלווה תיעוד (=תעודות) שנקרא להם מסמכים.
תפקידם של מנהלי החשבונות, בין השאר, לנתב כל מסמך למגירה המתאימה.
(הדוגמאות מתייחסות לחברה קטנה לייצור רהיטים בשם “ישראל רהיטים”).
- חשבונית שמגיעה מחברת החשמל, מתויקת במגירה בשם “הוצאות חשמל”.
- כשהמפעל קונה עצים מחברת “עצי אפריקה” הוא מקבל חשבונית. החשבונית מתויקת במגירת “קניית עצים” או בקיצור “עצים”.
- כאשר המפעל קונה דבק מחברה בשם “דבק אמיתי“, החשבונית שהתקבלה מחברת “דבק אמיתי” (שהינה סַפָּק) מתויקת במגירה בשם “דבקים”.
- כאשר המפעל מוכר שולחנות עגולים לחנות “רהיטי המרכז” הוא מנפיק (=מוציא) לקונה חשבונית. העתק מהחשבונית מתויקת במגירה שנקראת “מכירת שולחנות עגולים” או בקיצור “שולחנות עגולים”. אם המפעל מוכר רק סוג אחד של שולחנות, על המגירה יהיה כתוב “שולחנות”.
וכך הלאה, לכל מסמך תִּימָצֵא מגירה מתאימה בה המסמך יתויק.
ישנם מסמכים המופקים על ידי יחידות פנימיות בתוך המפעל. לדוגמא, כאשר מעבירים עצים ממחסן חומרי הגלם (מחסן א') לקו הייצור, מחסן א' מנפיק תעודה המציינת שחומר גלם יצא ממנו. את התעודה מתייקים במגירה בשם “מחסן א'”. בתעודה מצוינים פרטי העצים שיצאו מהמחסן. כאשר מעבירים את המוצרים מקו הייצור למחסן מוצרים גמורים (מחסן ב'), מנפיקים שוב תעודה שמתויקת במגירת “מחסן ב'”. בפועל, במקום מגירות אפשר להשתמש בקלסר עם מחיצות פנימיות, או בכל צורת תיוק אחרת. השימוש במילה “מגירות” עוזר לעשות סדר בראש.
המסמכים העיקריים בחברה הם:
חשבוניות המתקבלות מספקים, חשבוניות מכירה שניתנות ללקוחות, קבלות המתקבלות לאחר תשלום, תלושי שכר (לעובדים), דפי בנק, פנקסי צ'קים, שוברים פנימיים.
הערה:
הגדרה של המונחים חשבונית ו-קבלה ראה ב”מושגי יסוד” בסוף הספר.
מגירות – הרחבה
כדי להקל את ההסבר בפרק הבא שכותרתו “רישום”, נניח שנעשה מכל מסמך העתק נוסף שאותו נתייק ב”מגירה וירטואלית” כלשהי, כפי שנסביר מיד על רקע דוגמאות התיוק שפירטנו קודם.
- קבלת חשבונית מחברת חשמל
העתק מהחשבונית נתייק במגירה וירטואלית שנקראת “חברת החשמל”.
החשבונית המקורית תתויק במגירת “הוצאות חשמל”.
התיוק במגירת “חברת החשמל” בא להזכיר לנו שאנו חייבים לשלם את החשבון לחברת החשמל. - קבלת חשבונית מספק העצים “עצי אפריקה”
העתק מהחשבונית נתייק במגירה (וירטואלית) בשם “עצי אפריקה”, להזכירנו שאנו חייבים לשלם להם עבור העצים.
החשבונית המקורית תתויק במגירת “קניית עצים”. חלקכם ודאי שואלים, מה קורה אם אנו משלמים מיד. על כך נשיב כי שאלה זו מקדימה את המאוחר, אך בכל מקרה יש צורך במגירה הוירטואלית. - קבלת חשבונית מספק הדבקים “דבק אמיתי”
נפתח מגירה וירטואלית בשם “דבק אמיתי“.
המקור יתוייק במגירת “דבקים”. - מכירת כיסאות עגולים ל”רהיטי המרכז”
נפתח מגירה וירטואלית בשם: “רהיטי המרכז” שבה נתייק העתק מהחשבוניות.
המקור יתוייק במגירת “מכירת שולחנות”.
וכך הלאה.
